Privacybeleid

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens OrbitPay verwerkt, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn. We houden het kort en in gewone woorden.

Wie we zijn

OrbitPay wordt uitgebaat vanuit Waversesteenweg 136, 2500 Lier, België, btw BE1010.281.922 (“wij”). Vragen over je gegevens: stuur ze via ons contactformulier, of mail naar [email protected].

Twee rollen

• Wij beslissen (verwerkingsverantwoordelijke) over de gegevens van bezoekers van deze website, mensen die ons contacteren, en de mensen die het OrbitPay-dashboard gebruiken (hun account en onze facturen aan hen).
• Wij werken voor onze klanten (verwerker) voor de gegevens van hun kopers: de mensen en bedrijven die hen betalen via onze checkout, abonnementen en klantenportaal. Onze klant is de verkoper en beslist over die gegevens. Wij verwerken ze alleen in zijn opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst in onze voorwaarden.

Bezoekers van deze website

• Zonder je toestemming meten we anoniem welke pagina’s gelezen worden, klikken, fouten en veiligheidssignalen, met een dagelijkse id die nooit aan een persoon gekoppeld wordt en zonder cookies op je toestel (behalve die die je keuze onthoudt).
• Statistieken (met je toestemming): EventsLake, onze eigen analysetool, zet _el_id (herkent je browser, 13 maanden) en _el_s (groepeert de pagina’s van één bezoek, 30 minuten), zodat we zien hoe bezoeken over dagen samenhangen en waar bezoekers vandaan komen.
• Marketing (met je toestemming): we kunnen advertentieplatformen zoals Google, Meta of TikTok laten weten dat een bezoek via hun advertentie tot een inschrijving leidde, zodat we onze advertenties kunnen meten. Zonder ja worden er geen advertentiecookies gezet en wordt hen niets gestuurd.
• Noodzakelijk (altijd aan): _el_consent onthoudt je cookiekeuze (6 maanden) en _el_sec onderscheidt echte bezoekers van bots (6 maanden, nooit gebruikt voor statistieken of advertenties).
• Je kunt je keuze altijd wijzigen via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. Onze servers houden ook korte technische logs bij (zoals het IP-adres en de gevraagde pagina) om de site veilig te houden. Die worden na ongeveer twee weken gewist.

Het contactformulier

Je voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijf, onderwerp en bericht, om je te antwoorden. Tegen spam gebruikt het formulier Cloudflare Turnstile, dat op de achtergrond controleert of een mens het verstuurt, en we bewaren het IP-adres van de afzender. We bewaren berichten zo lang als nodig om je te helpen, en hoogstens twee jaar.

Mensen die het dashboard gebruiken

• Je voor- en achternaam en e-mailadres, om je in te loggen met een link per mail (we gebruiken nooit wachtwoorden) en je de mails te sturen die je nodig hebt, zoals mislukte betalingen of nieuwe facturen.
• Eén cookie in het dashboard die je ingelogd houdt.
• Hoe je OrbitPay gebruikt (zoals een product, een checkout-link of een API-sleutel maken), met je naam en e-mail, zodat we zien wat werkt, je helpen als er iets misloopt en het product verbeteren. We gebruiken EventsLake daarvoor. Het krijgt nooit de persoonsgegevens van je kopers: alleen id’s, bedragen, landen, statussen en datums.
• Als je ons betaalt: je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer voor onze factuur.

De gegevens van je kopers (in opdracht van onze klanten)

• In de checkout en het portaal geeft een koper zijn naam, e-mailadres, factuuradres en, voor een bedrijf, een btw-nummer. We gebruiken ze om de juiste btw te berekenen, de factuur te maken, het abonnement of de credits te beheren, en ontvangstbewijzen, facturen en betaalherinneringen te sturen in naam van de verkoper.
• Btw-nummers worden gecontroleerd in de VIES-dienst van de Europese Commissie. Adressen kunnen met Google Maps aangevuld worden terwijl de koper typt.
• De betaling zelf gebeurt bij de betaalprovider van de verkoper (Mollie, Stripe of PayPal). Kaart- en bankgegevens gaan rechtstreeks naar hen; wij zien of bewaren ze nooit. We krijgen de status van de betaling en, voor abonnementen, een verwijzing naar de bewaarde betaalmethode.
• Facturen aan bedrijven op het Peppol-netwerk worden verstuurd via Recommand, een Peppol-toegangspunt.
• De verkoper kan die gegevens bekijken, exporteren en verwijderen in zijn dashboard.

Wie ons helpt (subverwerkers)

• Amazon Web Services: onze servers, database en back-ups, in Parijs (Frankrijk) en de EU.
• Cloudflare: beschermt onze websites en checkout, maakt ze snel en controleert onze formulieren op spam.
• Twilio SendGrid: verstuurt onze mails en de ontvangstbewijzen en facturen van onze klanten (Verenigde Staten, met de standaardcontractbepalingen van de EU).
• Recommand: verstuurt facturen via het Peppol-netwerk (België).
• Google: adressuggesties in de checkout (Google Maps Platform), alleen als de verkoper het aanzette.
• Mollie, Stripe en PayPal: de betalingen, gekozen en gecontracteerd door elke verkoper. Stripe verwerkt ook onze eigen facturen aan klanten.
• EventsLake: onze eigen analysetool voor deze website en het dashboard, gehost in de EU. Nooit de persoonsgegevens van de kopers van onze klanten.

We verkopen nooit persoonsgegevens.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens: zo lang je OrbitPay gebruikt, en tot 30 dagen nadat je vertrekt.
• Gegevens van kopers: zo lang de verkoper ze in OrbitPay bewaart. Sluit een verkoper zijn account, dan worden ze binnen 30 dagen gewist, en uit onze back-ups binnen 30 dagen meer. Facturen worden bewaard zo lang de verkoper ze wettelijk nodig heeft, en hij kan ze exporteren.
• Contactberichten: hoogstens twee jaar.
• Onze eigen facturen: zo lang de Belgische boekhoudwet vraagt (7 jaar).

Veiligheid

Alles reist versleuteld (HTTPS). Sleutels van betaalproviders en Peppol worden versleuteld bewaard. Elk project ziet alleen zijn eigen gegevens, en test- en live-gegevens zijn gescheiden. We maken elke nacht een back-up, 30 dagen bewaard. Slechts een paar mensen van ons team kunnen bij de servers, en alleen om OrbitPay draaiende te houden.

Je rechten

Je kunt vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren, over te dragen of te wissen, of bezwaar maken tegen hoe we ze gebruiken. Stuur je vraag via ons contactformulier of naar [email protected], en we antwoorden binnen een maand. Kocht je bij een bedrijf dat OrbitPay gebruikt? Dan beslist dat bedrijf over je gegevens: vraag het hen, of vraag het ons en we geven het door. Je kunt ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wijzigingen

Als we dit beleid wijzigen, passen we de datum bovenaan aan. Belangrijke wijzigingen kondigen we minstens 30 dagen vooraf per mail aan onze klanten aan.